Taak van de kascommissie

Het is geen vaak terugkerend issue, maar de vraag wordt toch wel eens gesteld tijdens een Algemene Ledenvergadering (ALV): wat is precies de taak van een kascommissie? Welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden hebben de leden van deze commissie? Wat is er wettelijk bepaald ten aanzien van benoeming en aftreden?

CONTROLE D.M.V. TOETSING ACHTERAF
boekhoudingDe kascommissie van een VvE, ook wel kascontrolecommissie genoemd, controleert de door het bestuur en/of administrateur opgestelde jaarstukken van een bepaald boekjaar. Aan de hand van bankafschriften en facturen c.q. kassabonnen checken ze of alle inkomsten en uitgaven op de juiste manier geregistreerd, verwerkt en geboekt zijn. Elke uitgave moet verantwoord kunnen worden. De kascommissie controleert ook de begin- en eindsaldi op de bankrekening(en). Indien er onduidelijkheden zijn, geeft de administrateur tekst en uitleg. Hierbij wordt volledige openheid van zaken betracht. Het betreft immers het geld van de vereniging! Als de leden van de kascontrolecommissie ervan overtuigd zijn dat alles klopt, adviseren zij de ALV om het bestuur of administrateur decharge te verlenen voor het gevoerde financieel beleid.

 

De kascommissie is geen financiële commissie
De kascommissie fungeert NIET als een financiële commissie. Dat wil zeggen dat de leden van de kascommissie zich niet bezighouden met het aanvragen en beoordelen van offertes. Evenmin heeft de kascommissie een taak bij het opstellen van de begroting of MJOP (het meerjarenonderhoudsplan). Hun taak is uitsluitend het toetsen van de inkomsten, uitgaven en banksaldi aan de hand van bankafschriften, facturen en kassabonnen.

 

Samenstelling kascommissie
De kascommissie van de VvE moet uit minimaal twee VvE-leden bestaan en moet elk jaar worden gekozen. Dat gebeurt tijdens de ALV. De benoeming geldt voor een periode van twee jaar, waarbij het handig is om een rooster van aftreden te maken: meneer A maakt nu voor het tweede achtereenvolgende jaar deel uit van de kascommissie en is dus aftredend. Meneer B is verleden jaar benoemd en hoeft dus volgend jaar pas af te treden. Meneer A wordt opgevolgd door meneer C, zodat de nieuw benoemde kascommissie uit meneer B en C bestaat. In de ALV van volgend jaar treedt meneer B af en wordt opgevolgd door meneer D. Vanaf dat moment bestaat de kascommissie uit meneer C en D. Op die manier borg je dat een kascommissie voldoende kennis en ervaring in huis heeft. Het zittende lid fungeert dan als ‘coach’ van het nieuw benoemde lid.

 

Zittingstermijn kascommissie
Mag een kascommissielid zijn termijn ook verlengen? Ja hoor, dat mag. Dit speelt vooral in heel kleine VvE’s. Als het niet lukt om elk jaar minimaal één nieuw lid te werven, mag het aftredende lid zich ook opnieuw verkiesbaar stellen. Zijn of haar benoeming geldt dan opnieuw voor de duur van twee jaar.

 

Reservelid
Een kascommissie mag ook uit drie mensen bestaan. Het derde lid fungeert dan als ‘reservelid’. Er kunnen namelijk altijd omstandigheden zijn waardoor een zittend lid van de kascommissie gaandeweg het lopende boekjaar niet meer beschikbaar is. Denk aan ziekte, overlijden van het betreffende lid of verkoop van het appartement.

 

Kascommissie verplicht
De verplichting een kascommissie de jaarstukken te laten controleren staat in het modelreglement 2006. In de oudere modelreglementen is niets geregeld over de kascommissie, maar dan bepaalt de wet dat er een kascommissie moet zijn (artikel 2:48 lid 2 BW). Kortom: het is voor iedere VvE verplicht. Als er geen kascommissie is om de jaarstukken te controleren, of als die kascommissie niet aan de wettelijke eisen voldoet, dan is het besluit om de jaarstukken goed te keuren vernietigbaar.

 

Misverstanden
Een voorkomend misverstand is dat ook niet-leden als lid van kascommissie benoemd mogen worden. Dat is onjuist. Alle leden van de kascommissie moeten ook lid zijn van de VvE. Hoe zit het dan met bestuursleden? Mogen zij lid zijn van de kascommissie? Het antwoord hierop is ‘Nee’. Dit is wettelijk bepaald. Dit is te lezen in artikel 2:48 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Dat artikel luidt (ingekort): “Ontbreekt een raad van commissarissen en wordt omtrent de getrouwheid van de stukken aan de algemene vergadering niet overgelegd een verklaring afkomstig van een accountant als bedoeld in artikel 393 lid 1, dan benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken. (…).”